Výběrová řízení, kterých jsme se v minulosti měli možnost účastnit pro společnosti nejrůznějších velikostí nám vždy ukázala, že společným jmenovatelem těchto výběrových řízení vždy byla absurdita a výsledek nikdy nedopadl pro zadavatele dobře.
V tomto článku jsme se rozhodli z pozice dodavatele služeb, kterému upřímně záleží nejvíce na tom, aby odvedl pro zákazníka vždy poctivou práci v co nejvyšší úrovni, reflektovat své zkušenosti, identifikovat časté chyby a nastínit možné způsoby, jak takové výběrové řízení pojmout a podložit jej logickými argumenty. To vše tak, aby bylo srozumitelné — jazykem zákazníka.
Proč výběrové řízení v našem sektoru selhávají?
Výběrové řízení jsou výborným nástrojem pro rozhodování společností a institucí pro to, jakou variantu si zvolit. Typicky např. při výběru dodavatele kancelářského papíru lze snadno oslovit několik potenciálních dodavatelů, nechat si zaslat nabídky a rozhodnout se pro tu nejvýhodnější.
Výběrová řízení fungují perfektně, pokud se jedná o produkty, které by se daly připodobnit ke komoditám. Kancelářský papír má zajisté určitou gramáž, standardizovaný rozměr, případně lehce odlišnou strukturu, ale je v podstatě nemožné odlišit dva výrobky od různých dodavatelů od sebe.
Výběr kancelářského papíru pravděpodobně nebude několik let ovlivňovat způsob prezentace vaší společnosti, zasahovat do interních procesů (od příjmání objednávek až po vedení účetnictví) a jakmile vám dojde, můžete se snadno rozhodnout pro jiného dodavatele. Ve výběrovém řízení tedy srovnáváme jen několik parametrů, kterým rozumíme a které důvěrně známe.
V našem odvětví webových stránek, mobilních a webových aplikací je situace naprosto odlišná. Zejména proto, že většina zadavatelů se v problematice neorientuje a nemůže tedy logicky rozumět všem návaznostem a implikacím daného řešení (což není špatně, každý se specializujeme na něco jiného). V takovém výběrovém řízení a zejména i pro to, že nedílnou součástí takřka každého řešení v oblasti vývoje, je grafický návrh, který se řídí pravidly UX, založenými na psychologii, který je do jisté míry subjektivní.
Neexistuje jedna jediná technologie pro dosažení cíle, je jich několik a každá z nich má návaznosti a svá specifika. Narozdíl od kancelářského papíru se pak samozřejmě z pohledu rizika pohybujeme úplně jinde, hrozí totiž ztráta daleko větší investice. V našem sektoru neplatí rovnice čím levněji nakoupím (vytvořím řešení), tím více ušetřím a dráže prodám (udělá mi větší obrat a zisk) – vzhledem k tomu, že řešení bývá často snadno přístupné globálně, snadno se může stát, že řešení vydělá mnohonásobně více, když do něj investujete.
1. Ujasněte si na základě dlouhodobého plánování, vize a mise společnosti, co od řešení vlastně očekáváte.
2. Určete si lidi, kteří mají toto rozhodnutí možnost ovlivnit a nastavte systém
Největší smysl může dávat například to, že každý člen této komise dá dohromady vlastní SWOT analýzu pro nabízeného dodavatele a jeho nabídku a následně mu přidělí hodnocení od 1 (nejhorší) do 10 (nejlepší). Vedoucí by měl mít právo veta a měl by to být pouze jeden člověk, který za toto rozhodnutí nese plnou odpovědnost. Hodnoťte reference, úroveň komunikace, cenu a obecně váš pocit ze spolupráce – sympatie.
3. Dejte dohromady co nejpřesnější zadání
Většina zákazníků nemá tušení, co je pro ně nejlepší, nemá smysl tvořit zadání ve formě komplexního rozboru a vlastního návrhu struktury řešení – např. jednotlivých podstránek a popisu toho, co na nich má být.
Toto je práce dodavatele, aby na základě analýzy a zkušeností doporučil navrhnul co nejlepší strukturu. Zaměřte se na to, co od řešení očekávate, co by mělo zákazníkům přinést, jaké jsou vaše požadavky na administraci a obsluhu, jakou investici do řešení očekáváte – minimální, optimální a maximální investici, toto se pokuste podpořit i predikcemi návratnosti.
4. Vyžádejte si nabídky
Nejlepší představu vám o dodavateli vytvoří nabídka postavená na odhadovaném počtu hodin pro jednotlivé úkony spojené s realizací projektu (případně tzv. man days) a cenu za tyto hodiny.
Nabídky můžete následně vzájemně porovnávat. V případě, že se nabídka bude výrazně lišit co se týče počtu hodin na stejném úkonu, nechejte si tento úkon podrobně rozepsat a vysvětlit – pro různé dodavatele může jeden úkon např. tvorba komunikační strategie znamenat něco zcela odlišného než pro jiného.
Cenové rozmezí, mějte se na pozoru, pokud vám někdo nabídne netransparentní ohraničenou částku. Vždy prodělá buď jedna, nebo druhá strana.
5. V případě, že vyžadujete konkrétní ukázku, nabízejte skicovné
Z nabídek, které obržíte vyberte ty, které jste si podle předchozího klíče vybrali jako nejlepší. Pokud se nemůžete rozhodnout pro jednoho konkrétního dodavatele a můžete si to dovolit, nabídněte vybranému počtu uchazečů skicovné výměnou …. Obvyklá výše skicovného jsou nižší desítky tisíc korun.
Výběrové řízení a nejčastější chyby
1. Rozhodnutí je založeno pouze na ceně, ignoruje veškeré další skutečnosti.
Je to jako brát při výběru nového bytu v potaz pouze cenu, nikoliv jeho přínos pro vás a vaši rodinu. Je logické, že cena bytu v centru města a v problémové čtvrti bude zcela odlišná. Že menší byt bude levnější, ale do bytu 1kk nedostanete celou rodinu a skončíte s řešením, které vlastně vůbec neřeší vaše skutečné potřeby a navíc ztratíte peníze za realizaci nevhodného řešení.
Nejvíce absurdní na výběrových řízeních v oblasti vývoje je fakt, že někteří zadavatelé vnímají řešení jako komoditu, ke které existuje totožný substitut. Každé řešení má stovky charakteristik, které mají implikace i do budoucna. Je nemožné porovnávat dvě řešení pouze na základě jednoho parametru, jedná se de facto o ignoranci.
2. Výběrové řízení jsou založena na tom, že od potenciálních dodavatelů vyžaduje zadavatel předem nějakou ukázku
Takové zadání je většinou ve formě – připravte ukázkovou úvodní stránku a detail produktu. Pro přípravu takové ukázky je při profesionálním přístupu nutné se perfektně seznámit s podnikáním zákazníka, zpracovat studie na to, jak zákazníci s webem interagují a výrazně se ponořit do brandu zákazníka. Vzhledem k tomu, jak riskantní je daný úkon bez nároku na honorář, výsledkem bude prvovplánové řešení bez reálné hodnoty, které bude však při zpracování (v případě, že dodavatel vyhraje) bráno jako základ pro tvorbu řešení, které již ze začátku logicky musí vycházet ze zcela špatnýchpremis. Dojde k tomu, že se zadavatel i dodavatel upnou na nepromyšlené řešení, které nemůže logicky reflektovat potřeby zadavatele a postaví na něm zbytek.
Zároveň tato podmínka přivábí de facto jen dva typy zájemců.
1. dodavatele, kteří jsou velcí a mohou si dovolit riskovat, což se následně projeví na tom, jak s vámi budou komunikovat, budete pro ně jen další zakázkou.
2. dodavatele, kteří začínají a zoufale na svůj úkor potřebují dobré reference. Ochudíte se tedy o střed – firmy, které se nemusejí podbízet, dělají dobrou práci a dbají na osobní vztah se svými zákazníky, které získávají zákazníky zejména na doporučení.
3. Rozhodnutí je založeno pouze na velikosti a renomé dodavatele
